Η Δημοκρατία της Βούλας

Δράση

Συνεργασία, Λήψη αποφάσεων, Καθορισμός προτεραιοτήτων για την ομάδ, Ιδεασμός & παραγωγή ιδεών, Ομάδα – Εργασια

Πλήρης εικόνα, Επικοινωνία, Δημιουργικότητα / δημιουργία, Αξιολόγηση, Καλλιέργεια ηγετικής ικανότητας

Μέχρι 30 λ.

6 με 15 άτομα, 16 με 30 άτομα, Περισσότερα από 30 άτομα

Αρχάριος

Ασφαλές

Εισαγωγή

Πρόκειται για μια απλή μέθοδο ορισμού προτεραιοτήτων ή λήψης αποφάσεων εντός της ομάδας. Δεν είναι δραστηριότητα αφ’ εαυτού. Είναι μια μέθοδος που χρησιμοποιείται σε διαδικασίες όπου σκοπός είναι ο ορισμός προτεραιοτήτων ή η λήψη αποφάσεων. Η μέθοδος βοηθά την ομάδα να δει γρήγορα ποιες επιλογές είναι δημοφιλέστερες ή σχετικότερες. Οι επιλογές ή οι ιδέες καταγράφονται σε post-it και στη συνέχεια επικολλούνται στον ασπροπίνακα για να τις βλέπει όλη η ομάδα. Κάθε συμμετέχων ψηφίζει τις επιλογές που θεωρεί ισχυρότερες και αυτές οι πληροφορίες χρησιμοποιούνται για τη λήψη μιας απόφασης.

Απαραίτητα εργαλεία (τι χρειάζεστε)

Διαλέξτε ένα διαδικτυακό ασπροπίνακα που επιτρέπει τη χρήση μεγάλου καμβά με δυνατότητα ζουμ.
Χρησιμοποιείστε ένα εργαλείο βιντεοδιάσκεψης στο οποίο να μπορείτε να χωρίσετε τους συμμετέχοντες σε ξεχωριστά δωμάτια (π.χ. το Zoom).

Βήματα

Αυτή η μέθοδος χρησιμοποιείται συνήθως όταν έχουν ακουστεί αρκετές υλοποιήσιμες ιδέες και όταν πρέπει να γίνει αξιολόγηση και να οριστούν προτεραιότητες. Είναι όμως επίσης χρήσιμη για τη γρήγορη λήψη αποφάσεων για

οποιαδήποτε ομάδα διαθέτει πολλές επιλογές. Τοποθετήστε όλες τις ιδέες/ επιλογές στο διαδικτυακό ασπροπίνακα, μία ιδέα ανά post-it.

Συντονίστε την ομάδα ώστε να συγκεντρώσει τις παρόμοιες ιδέες/ επιλογές και να διαγράψει τις διπλές. Όσες λιγότερες επιλογές υπάρχουν, τόσο πιο σαφής και εύκολη θα είναι η ψηφοφορία.

Βεβαιωθείτε ότι όλες οι επιλογές που υπάρχουν στον ασπροπίνακα είναι ξεκάθαρες για όλα τα μέλη της ομάδας, κάνοντας αναφορά σε όλες τους και προσφέροντας επεξηγήσεις όπου χρειάζεται.

Σημειώσεις για τον συντονιστή: Αυτό το εργαλείο είναι γρήγορο και αποτελεσματικό. Προσοχή όμως στο διαμοιρασμό ψήφων, όπου μια πιο αδύναμη επιλογή μπορεί να κερδίσει επειδή πιο ισχυρές αλλά παρόμοιες ιδέες πήραν μέρος των ψήφων.

Επίσης προσοχή στο φαινόμενο του όχλου, όπου αυτοί που ψηφίζουν αργότερα επηρεάζονται από τις ήδη υπάρχουσες ψήφους. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε επίσης μια άλλη μέθοδο ορισμού προτεραιοτήτων, τα Φύλλα Βαθμολόγησης Ιδεών, που αναπτύχθηκαν επίσης από τον Jason Diceman, ο οποίος αποτελεί το βασικό σημείο αναφοράς γι’ αυτό το εργαλείο.

Η ομάδα τώρα θα ψηφίσει ποιες επιλογές πιστεύει ότι είναι καλύτερες χρησιμοποιώντας βούλες. Θα τις κάνει με ένα μαρκαδόρο πάνω στο post-it. Κάθε μέλος της ομάδας έχει στη διάθεσή του 5 βούλες για να ψηφίσει (ή λιγότερες αν οι επιλογές είναι λιγότερες). Αυτές οι βούλες μπορούν να μοιραστούν με οποιοδήποτε τρόπο: μία βούλα ανά επιλογή, πέντε βούλες σε μία ιδέα, κλπ.
Αφού μοιράσουν όλα τα μέλη τις βούλες τους, η ομάδα καλείται να προχωρήσει με διάφορους τρόπους:

Προκρίνει απλώς την επιλογή ή τις επιλογές που έλαβαν τις περισσότερες βούλες.
Πραγματοποιείται ανοιχτός διάλογος για τον ορισμό προτεραιότητας. Μελετά ποιες ιδέες πήραν περισσότερες βούλες, ποιες λιγότερες και ποια πρέπει να είναι τα επόμενα βήματα.
Οργανώνει τις ιδέες σε μία γραμμή από αυτή με τις περισσότερες βούλες ως αυτή με τις λιγότερες και στη συνέχεια συζητά τα πλεονεκτήματα καθεμιάς.

Κόλπα & Συμβουλές

Αν δε χρησιμοποιείτε διαδικτυακό ασπροπίνακα, σας προτείνουμε να χρησιμοποιήσετε ένα εργαλείο συνεργασίας όπως το Google Docs για τη συλλογή πληροφοριών για κάθε βήμα κάτω από μια ξεχωριστή επικεφαλίδα. Καλέστε όλους τους συμμετέχοντες στο έγγραφο, αλλά ξεκαθαρίστε τι συμβαίνει με τα δικαιώματα τροποποίησης.
Χρησιμοποιείστε εργαλεία ψηφοφορίας όπως οι συνεδρίες ψηφοφορίας του Mural κατά την ψηφοφορία με τις βούλες. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε σχόλια εντός του Google Docs ή ζητήστε στους συμμετέχοντες να προσθέσουν έναν σηκωμένο αντίχειρα σε μια ιδέα στο Slack για να συγκεντρώσουν ψήφους, όταν χρησιμοποιούν αυτά τα εργαλεία.
Τοποθετήστε κάθε θέμα σε διαφορετικό σημείο του πίνακα. Απλώστε τα όπως θα κάνατε στους τοίχους ενός δωματίου.

Πότε θα ολοκληρωθεί επιτυχώς η άσκηση; Ποιο είναι το αποτέλεσμά της;

Η άσκηση πρέπει να βοηθήσει μια ομάδα που πρέπει να λάβει αποφάσεις να δει ποιες επιλογές είναι πιο δημοφιλείς ή σχετικές.