Design della riunione IDOARRT

Avvio, Apertura

Collaborazione, Definire le intenzioni, Definizione degli obiettivi, Lavoro di squadra

Ascolto attivo, Comunicazione

Fino a 15 minuti, Fino a 30 minuti

6-15 persone, 16-30 persone, Più di 30 persone

Principiante

Sicura

Introduzione

IDOARRT è uno strumento semplice per aiutarvi a condurre una riunione o un processo di gruppo efficace, stabilendo uno scopo, una struttura e degli obiettivi chiari fin dall’inizio. Ha lo scopo di permettere a tutti i partecipanti di capire ogni aspetto della riunione o del processo, il che crea la sicurezza di un terreno comune da cui partire. L’acronimo sta per Intenzione, Risultato desiderato, Agenda, Regole, Ruoli & Responsabilità e Tempo. Questo strumento fornisce una struttura che è più di un’agenda media. Fornisce un contesto completo per tutte le persone coinvolte, indicando tutto ciò che riguarda la riunione da tenere o da preparare.

 

Un “IDOARRT” dà anche ai partecipanti la possibilità di contribuire, di sollevare qualsiasi richiesta, preoccupazione o aggiunta al piano. Permette di chiarire tutte le ipotesi prima della riunione o del workshop e di costruire un accordo comune che si adatti ai bisogni e alle aspettative di tutti

Strumenti necessari (cosa ti serve)

  • Scegliete uno strumento di lavagna online che permetta di utilizzare una tela grande e zoomabile.

Passaggi

  1. Prima dell’incontro/processo, preparare una lavagna a fogli mobili/diapositiva che delinei tutti i punti di IDOARRT. Vedi sotto:
    • Intenzione – Qual è l’intenzione, o lo scopo, della riunione? In altre parole, perché farlo?
    • Risultato/i desiderato/i – Quali risultati specifici dovrebbero essere raggiunti entro la fine dell’incontro?
    • Agenda – Quali attività il gruppo svolgerà, in quale ordine, per muoversi verso il risultato desiderato?
    • Ruoli – Quali ruoli o responsabilità devono essere presenti affinché la riunione si svolga senza problemi? Chi facilita e chi partecipa? Chi documenta e chi tiene traccia del tempo? Cosa vi aspettate dai partecipanti?
    • Regole – Quali linee guida saranno in vigore durante l’incontro? Queste potrebbero riferirsi a norme di gruppo concordate. Potrebbero anche riguardare l’uso di computer portatili/mobili, o regole pratiche relative a uno spazio. Lasciate che i partecipanti aggiungano delle regole per assicurarsi che ne siano proprietari.
    • Tempo – Qual è il tempo previsto per la riunione, comprese le pause, e a che ora finirà la riunione?
  2. All’inizio dell’incontro, introdurre l’IDOARRT, procedendo punto per punto. Invitate i partecipanti a fare domande o a dare suggerimenti per i cambiamenti. Una volta che il gruppo è soddisfatto del piano, proseguite con il resto della riunione.

Quando si conclude l’esercizio? Come finisce?

  • Sistemate ogni argomento in un’area diversa della lavagna, distribuiteli proprio come fareste su una parete di una stanza.
  • Invita i partecipanti a ingrandire e visitare ogni sezione e ad aggiungere le loro idee come note adesive una volta raggiunta quella sezione dell’esercizio.
  • Se non stai usando una lavagna online, ti consigliamo di usare uno strumento di collaborazione come Google Docs per raccogliere le informazioni per ogni passo sotto un’intestazione separata. Invita tutti nel documento, ma sii molto chiaro per quanto riguarda i diritti di modifica.
  • Prepara ogni punto del processo nella tua lavagna online o in Google Doc.

The exercise is successfully completed when? Conclusion?

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