Design de Reunião IDOARRT

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Abertura

Definir intenções, Definição de objetivos, Facilitação de reuniões

Escuta ativa, Comunicação

Até 15 min., Até 30 min.

6-15 pessoas, 16 – 30 pessoas

Iniciante

Seguro

Introdução

IDOARRT é uma ferramenta simples para apoiá-lo a liderar uma reunião ou processo de grupo eficaz, definindo claramente o propósito, a estrutura e as metas logo no início. Visa permitir que todos os participantes compreendam cada aspeto da reunião ou do processo, o que cria a segurança de um terreno comum a partir do qual começar. A sigla, em inglês, significa Intenção, Resultado Desejado, Agenda, Regras, Funções e Responsabilidades, e Tempo. Esta ferramenta fornece uma estrutura que é mais do que uma mera agenda. Ela dá contexto completo para todos os envolvidos, esclarecendo tudo sobre a reunião a ser realizada ou preparada.

Um “IDOARRT” também dá aos participantes a oportunidade de contribuir, para colocar quaisquer pedidos, preocupações ou acrescentos ao plano. Permite esclarecer todos os pressupostos antes da reunião ou workshop e construir um acordo comum que se adapte às necessidades e expectativas de todos

Ferramentas necessárias (o que irá necessitar)

Escolha uma ferramenta de quadro branco online que permita utilizar um écran grande e com zoom.

Passos

Antes da reunião/processo, prepare um Flipchart / Slide delineando todos os pontos do IDOARRT. Veja abaixo:
- Intenção – Qual é a intenção, ou propósito, da reunião? Em outras palavras, por que tê-la?
- Resultado(s) desejado(s) – Que resultados específicos devem ser alcançados até o final da reunião?
- Agenda – Que atividades o grupo irá realizar, em que ordem, para avançar em direção ao resultado desejado?
- Papéis – Que papéis ou responsabilidades devem ser assumidos para que a reunião decorra sem problemas? Quem está facilitando, e quem está participando? Quem está documentando, e quem está mantendo o controle do tempo? O que espera dos participantes?
- Regras – Que orientações estarão em vigor durante a reunião? Estas podem estar relacionadas com as normas de grupo acordadas. Podem também estar relacionadas ao uso de laptops/mobiles, ou regras práticas relacionadas a um espaço. Deixe que os participantes acrescentem regras para garantir que eles tenham a posse delas.
- Hora – Qual é a hora prevista para a reunião, incluindo intervalos, e a que horas a reunião terminará?
No início da reunião, apresente o IDOARRT, passando ponto por ponto. Convide os participantes a fazer perguntas ou sugestões de mudanças. Quando o grupo estiver satisfeito com o plano, vá em frente com o resto da reunião.

Dicas e truques

Coloque cada tópico numa área diferente do quadro, espalhe-os exatamente como faria em uma parede de uma sala.
Convide os participantes a ampliar e visitar cada secção e adicione as suas ideias como notas adesivas assim que chegar a essa secção do exercício.
Se não estiver usar um quadro branco on-line, recomendamos o uso de uma ferramenta de colaboração como o Google Docs para recolher as informações de cada etapa sob um título separado. Convide todos para o documento, mas seja muito claro em relação aos direitos de edição.
Prepare cada ponto do processo no seu quadro online ou no Google Doc.

O exercício é concluído com sucesso quando? Conclusão?

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