Matrice di impatto e sforzo

Azione

Processo decisionale, Gamestorming, Ideazione e generazione di idee

Valutazione

Fino a 30 minuti, Fino a 60 minuti

6-15 persone

Principiante

Sicura

Introduzione

La matrice di impatto e sforzo è uno degli strumenti che usiamo sempre. In questo esercizio decisionale, le azioni possibili sono mappate in base a due fattori: lo sforzo richiesto per implementare e l’impatto potenziale. Quindi, l’obiettivo principale è quello di generare idee ed esaminarle in base a due fattori: Impatto e Sforzo. Categorizzare le idee lungo queste linee è una tecnica utile nel processo decisionale, poiché obbliga i collaboratori a bilanciare e valutare le azioni suggerite prima di impegnarsi in esse. La matrice dell’impatto e dello sforzo è anche chiamata matrice di priorità dell’azione.

Può essere applicata a qualsiasi cosa, da semplici compiti a progetti complessi, da chiunque, da singoli individui a grandi organizzazioni.

La matrice di impatto dello sforzo è uno strumento semplice ma potente per avere una conversazione di gruppo per chiarire quali dovrebbero essere tutte le vostre priorità. È un esercizio che potete fare con i vostri team e che vi aiuterà a capire su cosa dovreste lavorare.

Il motivo per farlo? Solo perché hai spiegato le priorità ed era davvero chiaro nella tua testa, non significa che sia davvero chiaro nella testa di tutti gli altri. Le persone sentono sempre cose diverse da quelle che tu pensi di aver detto. Se fai l’esercizio Effort Impact con il tuo gruppo o la tua squadra, ti sarà tutto più chiaro, e potrebbe anche far luce su ciò su cui tutti stanno lavorando in questo momento.

Le quattro sezioni della matrice sono:

  • QUICK WINS (alto impatto, basso sforzo): Queste sono le idee/progetti più attraenti, che ti danno un buon ritorno con relativamente poco sforzo.
  • MAJOR PROJECTS (alto impatto, alto sforzo): Mentre questi danno buoni ritorni, richiedono molto tempo per essere completati e possono essere complessi da eseguire.
  • ASPETTARE (basso impatto, basso sforzo): Non preoccupatevi troppo di farli – se avete tempo libero, fateli.
  • NON FARE (basso impatto, alto sforzo): Evita queste. Non solo danno bassi ritorni, ma affollano il tempo che sarebbe meglio usare altrove.

Strumenti necessari (cosa ti serve)

  • Scegliere uno strumento di videoconferenza adeguato: Utilizzare uno strumento di videoconferenza in cui è possibile assegnare la coppia di partecipanti in stanze di separazione (ad esempio Zoom)

Passaggi

  1. Preparare la matrice Sforzo-Impatto – una griglia con quattro quadranti basata sulla sovrapposizione tra sforzo e impatto. L’impatto corre lungo l’asse y laterale. Più in alto è, maggiore è l’impatto. Lo sforzo corre lungo l’asse x inferiore. Più a destra lungo questo asse, più difficile è il compito o il progetto (vedi l’immagine qui sotto).
    • Impatto: Il potenziale profitto dell’azione
    • Sforzo: Il costo dell’azione

  1. Spiegare la sezione della matrice 2×2 a tutti i partecipanti e poi dividere il gruppo in sottogruppi di massimo 5 persone, o se il gruppo è più piccolo i partecipanti possono lavorare individualmente. Condividere l’immagine della matrice 2×2 con ogni gruppo
  2. Per aprire l’esercizio, inquadrate l’obiettivo in termini di una domanda “Cosa fare” o “Di cosa abbiamo bisogno”. Questo può sembrare semplice come “Di cosa abbiamo bisogno per raggiungere il nostro obiettivo? Dato un obiettivo, un sottogruppo può avere una serie di idee su come raggiungerlo
  3. Spiegare la sezione della matrice 2×2 a tutti i partecipanti e poi dividere il gruppo in sottogruppi di massimo 5 persone, o se il gruppo è più piccolo i partecipanti possono lavorare individualmente. Condividere l’immagine della matrice 2×2 con ogni gruppo.
  4. Per aprire l’esercizio, inquadrate l’obiettivo in termini di una domanda “Cosa fare” o “Di cosa abbiamo bisogno”. Questo può sembrare semplice come “Di cosa abbiamo bisogno per raggiungere il nostro obiettivo? Dato un obiettivo, un sottogruppo può avere una serie di idee su come raggiungerlo
  5. Attivare le breakout room nello strumento scelto per la cooperazione online (Zoom..) in modo che ogni sottogruppo possa lavorare separatamente, chiedere loro di generare idee individualmente e scriverle nella loro matrice 2×2.
  6. Poi chiedete ad ogni sottogruppo di presentare/scrivere le loro idee al gruppo posizionandole/scrivendo in una matrice vuota 2×2 che avete preparato per l’intero gruppo. Nell’ambiente virtuale, ogni sottogruppo dovrebbe usare un colore diverso mentre scrive e presenta i suoi input.
  7. Mentre i partecipanti inseriscono le loro idee nella matrice, il gruppo può discutere apertamente la posizione degli elementi. Non è raro che un’idea venga sostenuta dal gruppo e che salga in termini di impatto potenziale o scenda in termini di sforzo. A questo proposito, la categoria di alto impatto e basso sforzo spesso conterrà l’insieme di idee su cui il gruppo è più d’accordo e si impegna.

Quando si conclude l’esercizio? Come finisce?

  • Quando scegliete l’ordine di gioco, fate scegliere ad ogni persona il prossimo partecipante o fate scegliere al facilitatore la prossima persona. Assicuratevi che nessuno vada più di una volta.
  • Scegliete uno strumento di lavagna online che vi permetta di usare una grande tela zoomabile e aggiungete ogni riga della storia come un post-it.
  • Quando si facilita una discussione di gruppo, raccomandiamo che i partecipanti usino mezzi non verbali per indicare che vorrebbero parlare. È possibile utilizzare strumenti come gli strumenti di feedback non verbale di Zoom, un emoji di reazione, o semplicemente chiedere alle persone di alzare la mano. Il facilitatore può quindi invitare quella persona a parlare.

The exercise is successfully completed when? Conclusion?

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