Πίνακας αντίκτυπου και προσπάθειας

Δράση

Λήψη αποφάσεων, Gamestorming, Ιδεασμός & παραγωγή ιδεών

Αξιολόγηση

Μέχρι 30 λ., Μέχρι 60 λ.

6 με 15 άτομα

Αρχάριος

Ασφαλές

Εισαγωγή

Ο Πίνακας Αντίκτυπου και Προσπάθειας είναι ένα εργαλείο που χρησιμοποιούμε διαρκώς. Σε αυτή την άσκηση λήψης αποφάσεων, καταγράφονται όλες οι πιθανές ενέργειες βάσει δύο παραγόντων: της προσπάθειας που απαιτείται για την εφαρμογή τους και του πιθανού αντίκτυπού τους. Άρα ο κύριος στόχος είναι να παραχθούν ιδέες και να εξεταστούν βάσει δύο παραγόντων: του αντίκτυπου και της προσπάθειας. Η κατηγοριοποίηση των ιδεών σύμφωνα με αυτά είναι πολύ χρήσιμη τεχνική κατά τη λήψη αποφάσεων, γιατί αναγκάζει τους συμμετέχοντες να ισορροπήσουν και να αξιολογήσουν τις προτεινόμενες ενέργειες πριν δεσμευτούν σε αυτές. Ο πίνακας αντίκτυπου προσπάθειας ονομάζεται επίσης πίνακας προτεραιοποίησης ενεργειών.

Μπορεί να εφαρμοστεί σε οτιδήποτε, από απλές δουλειές έως πολύπλοκα έργα, και από οποιονδήποτε, από άτομα έως μεγάλες εταιρείες.

Ο Πίνακας Αντίκτυπου και Προσπάθειας είναι ένα απλό αλλά ισχυρό εργαλείο για την υλοποίηση μιας ομαδικής συζήτησης στην οποία θα ξεκαθαριστούν οι προτεραιότητες. Είναι μια άσκηση που μπορείτε να πραγματοποιήσετε με τις ομάδες σας, η οποία θα σας βοηθήσει όλους να καταλάβετε τι πρέπει να δουλέψετε.

Γιατί να την πραγματοποιήσετε; Το ότι εξηγήσατε τις προτεραιότητες και το ότι είναι ξεκάθαρες για εσάς δε σημαίνει ότι είναι πραγματικά ξεκάθαρες για όλους. Οι άλλοι πάντα ακούν κάτι διαφορετικό από αυτό που νομίζετε ότι έχετε πει. Αν υλοποιήσετε την παρούσα άσκηση με την ομάδα σας, θα το ξεκαθαρίσετε περισσότερο, ενώ μπορεί επίσης να ρίξει λίγο φως σε αυτό με το οποίο ασχολείται ο καθένας τώρα.

Τα τέσσερα τμήματα του πίνακα είναι:

ΓΡΗΓΟΡΕΣ ΕΠΙΤΥΧΙΕΣ (υψηλός αντίκτυπος, μικρή προσπάθεια). Αυτές είναι οι πιο δελεαστικές ιδέες/ έργα, γιατί έχουν απλή απόδοση με σχετικά μικρή προσπάθεια.
ΜΕΓΑΛΑ ΕΡΓΑ (υψηλός αντίκτυπος, μεγάλη προσπάθεια). Αν και αυτά έχουν καλή απόδοση, χρειάζονται πολύ χρόνο για να ολοκληρωθούν και η εκτέλεσή τους μπορεί να είναι πολύπλοκη.
ΠΕΡΙΜΕΝΕΤΕ (χαμηλός αντίκτυπος, μικρή προσπάθεια). Μη βιάζεστε να τα υλοποιήσετε –αν έχετε ελεύθερο χρόνο κάντε τα.
ΜΗΝ ΤΑ ΚΑΝΕΤΕ (χαμηλός αντίκτυπος, μεγάλη προσπάθεια). Αποφύγετέ τα. Εκτός του ότι έχουν μικρή απόδοση, απαιτούν χρόνο που θα ήταν προτιμότερο να χρησιμοποιηθεί αλλού.

Απαραίτητα εργαλεία (τι χρειάζεστε)

Διαλέξτε ένα κατάλληλο εργαλείο τηλεδιάσκεψης: χρησιμοποιήστε ένα εργαλείο τηλεδιάσκεψης στο οποίο μπορείτε να χωρίσετε τους συμμετέχοντας σε ξεχωριστά δωμάτια (π.χ. το Zoom).

Βήματα

Ετοιμάστε τον Πίνακα Αντίκτυπου Προσπάθειας –ένα πλέγμα με τέσσερα τετράγωνα βασισμένα στην αλληλοεπικάλυψη προσπάθειας και αντίκτυπου. Ο Αντίκτυπος εκφράζεται στον άξονα Ψ, όσο πιο ψηλά τόσο μεγαλύτερος ο αντίκτυπος. Η Προσπάθεια εκφράζεται στον άξονα Χ. Όσο πιο δεξιά στον άξονα, τόσο δυσκολότερη η εργασία ή το έργο (βλ παρακάτω εικόνα).
- Αντίκτυπος: Η πιθανή απόδοση μιας ενέργειας.
- Προσπάθεια: το κόστος υλοποίησης μιας ενέργειας.

Εξηγείστε το τμήμα 2×2 του πίνακα σε όλους τους συμμετέχοντες και μετά χωρίστε την ομάδα σε υποομάδες το πολύ πέντε ατόμων. Αν η ομάδα είναι μικρότερη, οι συμμετέχοντες μπορούν να δουλέψουν μόνοι τους. Κοινοποιήστε την εικόνα του πίνακα 2×2 με κάθε ομάδα.
Στην αρχή της άσκησης, προσδιορίστε το στόχο με μια ερώτηση τύπου «Τι πρέπει να κάνουμε» ή «Τι χρειαζόμαστε». Μετά τον προσδιορισμό του στόχου η υποομάδα μπορεί να έχει κάποιες ιδέες για την επίτευξή του.
Ενεργοποιήστε τα ξεχωριστά δωμάτια στο εργαλείο που επιλέξατε για τη διαδικτυακή συνεργασία (Zoom, κλπ.) ώστε να μπορεί να εργαστεί ξεχωριστά κάθε ομάδα. Ζητήστε τους να σκεφτούν ιδέες ξεχωριστά και να τις καταγράψουν στον πίνακά τους.
Στη συνέχεια ζητήστε σε κάθε υποομάδα να παρουσιάσει/ γράψει τις ιδέες της στην ομάδα τοποθετώντας/ γράφοντάς τες σε έναν άδειο πίνακα 2×2 που θα έχετε ετοιμάσει για όλη την ομάδα. Στο εικονικό περιβάλλον, κάθε υποομάδα πρέπει να χρησιμοποιεί διαφορετικό χρώμα όταν γράφει και παρουσιάζει τα συμπεράσματά της.
Όσο οι συμμετέχοντες προσθέτουν τις ιδέες τους στον πίνακα, η ομάδα μπορεί να συζητά ανοιχτά για την τοποθέτηση των στοιχείων. Είναι συνηθισμένο μια ιδέα να υποστηριχτεί από την ομάδα και να ανέβει ως προς τον αντίκτυπο ή να πέσει ως προς την προσπάθεια. Υπό αυτή την έννοια, η κατηγορία του υψηλού αντίκτυπου, μικρής προσπάθειας συνήθως περιλαμβάνει τις ιδέες με τις οποίες συμφωνεί περισσότερο η ομάδα και στις οποίες είναι πρόθυμη να δεσμευτεί.

Κόλπα & Συμβουλές

Όταν επιλέγετε τη σειρά παιχνιδιού, ζητήστε σε κάθε συμμετέχοντα να επιλέξει τον επόμενο. Αυτό μπορεί να το κάνει επίσης ο συντονιστής. Βεβαιωθείτε ότι δε θα μιλήσει κανείς πάνω από μία φορά.
Διαλέξτε ένα διαδικτυακό ασπροπίνακαπου επιτρέπει τη χρήση μεγάλου καμβά με δυνατότητα ζουμ και προσθέστε κάθε γραμμή της ιστορίας ως post-it.
Κατά το συντονισμό μιας ομαδικής συζήτησης προτείνουμε να χρησιμοποιούν οι συμμετέχοντες μη λεκτικά μέσα για να υποδείξουν την επιθυμία τους να μιλήσουν. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κάτι όπως τα μη λεκτικά εργαλεία πληροφόρησης του Zoom, ένα εικονίδιο αντίδρασης ή να ζητήσετε στους συμμετέχοντες να σηκώνουν το χέρι τους. Στη συνέχεια ο συντονιστής μπορεί να δώσει το λόγο σε αυτόν που επιθυμεί να μιλήσει.

Πίνακας αντίκτυπου και προσπάθειας

Share

Εισαγωγή

Απαραίτητα εργαλεία (τι χρειάζεστε)

Βήματα

Κόλπα & Συμβουλές

Πότε θα ολοκληρωθεί επιτυχώς η άσκηση; Ποιο είναι το αποτέλεσμά της;