Ponto de Partida do Projeto

Ação

Definição de objetivos, Análise de problemas, Resolução de problemas, Planeamento do projeto, Equipa – trabalho

Escuta ativa, Comunicação, Avaliação

Até 30 min., Até 60 min., 60-120 min

6-15 pessoas

Iniciante

Seguro

Introdução

Este é um método para indivíduos e equipas definirem a estrutura, direção e primeiros passos de um projeto.

O indivíduo ou equipa trabalha através de um conjunto de perguntas e documenta as respostas em um formato digital compartilhável. Este pode ser um documento “vivo” que se desenvolve com o projeto e pode ser deixado apenas como um registo claro e conciso do ponto de partida.

Ferramentas necessárias (o que irá necessitar)

  • Escolha uma ferramenta de videoconferência à sua escolha.
  • Escolha uma ferramenta de quadro online que permita utilizar écranss grandes e com zoom.

Passos

  1. Reúna o grupo do projeto. Faça um pequeno check-in para garantir que todos estejam presentes, tanto mentalmente como fisicamente.
  2. Explique que este será um pequeno workshop com o objetivo de criar uma estrutura e direção claras para o projeto que se avizinha. Será rápido e focado. Haverá nove perguntas que discutiremos em grupo, capturaremos as respostas na écrans e depois transferiremos para um documento digital para compartilhar.
  3. Crie também um parque de estacionamento no quadro branco online. Explique que isto é para nos apoiar com foco. Nós “estacionaremos” quaisquer pontos ou perguntas que não contribuam diretamente para responder a essas perguntas. Eles podem ser discutidos ou respondidos após a sessão.
  4. Concordem como um grupo quanto tempo têm de gastar nisto. Divida esse tempo igualmente entre as 8 perguntas: por exemplo, se tiver 90 minutos, pode gastar 11 minutos por pergunta.
    Nota do facilitador: Como facilitador, o seu trabalho é manter a discussão focalizada e propositada.  pode assumir o papel de escrivão e cronometrista.  também pode atribuir esses papéis a outros no grupo.
  5. Escreva as seguintes perguntas. Dirija-se a cada uma delas pelo tempo que lhe for atribuído.
  • Objetivo: Qual é o objetivo geral do projeto? (expressar isto em uma frase)
  • Resultado Desejado: Que resultados específicos devem ser alcançados até ao final do projeto? (objetivo para 2-4 balas)
  • Grupo-Alvo & Valor: Para quem está a fazer o projeto? E que valor é que ele dá a essas pessoas? (apontar para 3 balas ou menos)
  • Papéis: Quem está envolvido e pelo que eles são responsáveis? Aqui estão algumas sugestões de papéis:
    • Líder – liderar ou ser dono do projeto
    • Asa (Wingman) – principal apoio para a liderança, no dia-a-dia
    • Núcleo (Core) – o principal grupo de pessoas que trabalham no projeto
    • Aconselhamento – pessoas a quem a equipa principal pode recorrer para obter informações e feedback
    • Decisão – líder ou gestor com a responsabilidade de aprovar o projeto
  • Marcos & Orçamento: O que precisa de acontecer até quando? E quanto dinheiro tem? (dividido em pontos de bala, a um nível amplo)
  • Como: Como irá a equipa trabalhar em conjunto, como irá comunicar, dividir tarefas, colaborar, abordar a tomada de decisões, etc. (tente definir cerca de 5 diretrizes com pequenas descrições para cada uma delas)
  • Critérios de Sucesso / Fiasco: Como é que é o sucesso? Como é que é o fracasso? (apontar para 4-5 pontos para cada um deles)
  • Ligações: Que projetos estão ligados a este? Existem outros documentos ou fontes de dados que precisamos levar em conta? (liste as ligações com hiperligações a documentos chave)
  1. Quando cada pergunta tiver sido respondida e documentada, decida quem assumirá a responsabilidade de compilar tudo isso em um documento digital para ser compartilhado com a equipa. Antes de encerrar a sessão, dê ao líder do projeto uma oportunidade de esclarecer quaisquer pontos que necessitem de ser esclarecidos.
  2. Termine com um check-out, perguntando a cada pessoa qual é a sua próxima ação relacionada com este projeto.

Dicas e truques

 

  • Se não estiver a usar um quadro branco online, recomendamos o uso de uma ferramenta de colaboração, como o Google Docs, como o estacionamento.
  •  pode até mesmo criar um documento de estacionamento ou um quadro compartilhado para uso fora da oficina. Ótimo para equipas assíncronas que trabalham em diferentes fusos horários.

Ao facilitar a discussão em grupo, recomendamos que os participantes usem meios não verbais para indicar que gostariam de falar. Pode usar ferramentas como as ferramentas de feedback não-verbal do Zoom, um emoji de reação, ou simplesmente fazer com que as pessoas levantem as mãos. O facilitador pode então convidar essa pessoa para falar.

O exercício é concluído com sucesso quando? Conclusão?

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