- Ξεκινήστε την ημερίδα ζητώντας στα μέλη της ομάδας να σκεφτούν τις παρακάτω ερωτήσεις:
- Ποια είναι η δουλειά μας ως ομάδα;
- Ποιος είναι ο στόχος μας; Πώς ξέρουμε ότι έχουμε κάνει τη δουλειά μας;
- Ποια οφέλη προσφέρουμε στην εταιρεία και στον κόσμο;
- Αυτό το βήμα χρησιμοποιεί τη σοφία του πλήθους για να αναπτυχθεί μια ευρύτερη ιδέα ως προς το πώς μπορεί να προσδιοριστεί ο σκοπός της ομάδας. Καταρχάς μοιραστείτε παραδείγματα στόχων. Σας προτείνουμε μερικά, αλλά δώστε τα αγαπημένα σας είτε από την εταιρεία είτε έξω από αυτήν. Αναρτήστε τα στον τοίχο ώστε να είναι ορατά στους συμμετέχοντες:
Patagonia – δημιουργία του καλύτερου προϊόντος, μη πρόκληση αχρείαστης βλάβης, χρήση της επιχείρησης για την έμπνευση και την εφαρμογή λύσεων για την περιβαντολλογική κρίση.
Amazon – η πιο πελατοκεντρική εταιρεία στη Γη, όπου οι πελάτες μπορούν να βρουν και να ανακαλύψουν ό,τι μπορεί να θέλουν να αγοράσουν διαδικτυακά.
Greenpeace – διασφάλιση της ικανότητας της Γης να διατηρήσει τη ζωή και όλη τη βιοποικιλότητά της.
Facebook – να δώσει στους ανθρώπους τη δύναμη να μοιραστούν και να κάνει τον κόσμο πιο ανοιχτό και συνδεδεμένο.
Google – να οργανώσει τις παγκόσμιες πληροφορίες και να τις καταστήσει προσβάσιμες και χρήσιμες σε όλους.
Τώρα ζητήστε σε κάθε συμμετέχοντα να γράψει τη δική του εκδοχή για το σκοπό της ομάδας.
Σε αυτό το βήμα θα συνδυάσετε όλους τους μεμονωμένους στόχους για να δημιουργήσετε έναν για όλη την ομάδα. Πάντα είναι δύσκολο να φτάσουμε από πολλές απόψεις σε μία συλλογική ιδέα, οπότε αυτό το βήμα μπορεί να χρειαστεί υπομονή. Το καλύτερο που μπορείτε να κάνετε εδώ είναι να ορίσετε περιορισμούς. Θα χρησιμοποιήσουμε τον κανόνα 20×20 για την ομαδική λήψη αποφάσεων. Δώστε τους έως 20 λεπτά για να γράψουν το συλλογικό στόχο της ομάδας με έως 20 λέξεις.
Μην ξεχάσετε να ελέγξετε τις λέξεις και να διορθώσετε τη γλώσσα, οι λέξεις είναι σημαντικές: οι λέξεις διαμορφώνουν τον κόσμο.
- Φροντίστε να τους προειδοποιήσετε στα 10, στα πέντε και στα δύο λεπτά πριν το τέλος του χρόνου. Συνήθως οι ομάδες καταλήγουν στο συλλογικό σκοπό πριν τελειώσει ο χρόνος. Όταν θα συμβεί, θα νιώσετε την ατμόσφαιρα στην αίθουσα να αλλάζει. Αν γίνει αυτό, σταματήστε τους και περάστε στο τέταρτο βήμα.
Αφού καταγραφεί ο σκοπός αφιερώστε λίγο χρόνο για να το γιορτάσετε.
- Τώρα διαθέτετε ένα συλλογικό σκοπό για την ομάδα. Στα επόμενα βήματα θα κάνετε κάτι παρόμοιο για την κουλτούρα. Κουλτούρα είναι ο τρόπος συνεργασίας της ομάδας σας. Συχνά είναι δύσκολο να την εντοπίσετε και να την ορίσετε με λέξεις, αλλά είναι εύκολο να τη νιώσετε και να τη βιώσετε. Η κουλτούρα εκφράζεται στον τρόπο που μιλάει ο ένας στον άλλο, στον τρόπο που ανατίθεται και ολοκληρώνεται η δουλειά, στον τρόπο που φέρεται ο γενικός διευθυντής στις καθαρίστριες. Αρχικά μοιραστείτε ένα ή περισσότερα παραδείγματα εργασιακής κουλτούρας. Σας προτείνουμε να ρίξετε μια ματιά στο γραφείο Κουλτούρας του Netflix, που αποτελεί δημοφιλές παράδειγμα ξεκάθαρης εργασιακής κουλτούρας. Αναζητήστε και βρείτε άλλα παραδείγματα που σας εμπνέουν.
Τώρα δώστε στους συμμετέχοντες post-it και μαρκαδόρους και ζητήστε τους να γράψουν λέξεις που εκφράζουν καλύτερα την κουλτούρα της ομάδας σας -μπορεί να είναι φιλόδοξες ή πραγματικές -όσες θέλουν. Μία ανά post-it.
Μετά από 5-10 λεπτά ζητήστε τους να τα αφήσουν μπροστά τους, στο τραπέζι, στον τοίχο ή στο πάτωμα.
Δώστε τους ένα λεπτό να αφαιρέσουν τα μισά post-it τους, να κρατήσουν μόνο τα καλά.
Επαναλάβετε, αλλά ζητήστε τους να κρατήσουν μόνο τρία. Τα τρία σημαντικότερα στοιχεία της κουλτούρας της ομάδας.
- Ζητήστε στην ομάδα να αναρτήσει τις σημειώσεις της στον ασπροπίνακα.
Συγκεντρώστε σε ομάδες τις λέξεις που έχουν παρόμοιο νόημα ή αίσθηση. Αυτό το βήμα μπορεί να είναι αρκετά μακροσκελές. Ως συντονιστής είναι δική σας δουλειά να αναγνωρίσετε πότε η ομάδα εκτροχιάζεται και να την επαναφέρετε ώστε να πάρει μια απόφαση. Αφού τελειώσει ο σχηματισμός ομάδων ρωτήστε την ομάδα αν λείπει κάτι. Μήπως ξεφορτώθηκαν στοιχεία κουλτούρας που πιστεύουν ότι θα έπρεπε να αναρτηθούν; Αν ναι, αναρτήστε τα.
- Τώρα έχετε ένα προσχέδιο της κουλτούρας σας. Αυτές οι λέξεις ή φράσεις πετυχαίνουν μόνο αν υλοποιηθούν.
Πρέπει να εξηγήσετε το καθένα -ορίστε πώς μοιάζει η συμπεριφορά όταν επιτυγχάνεται και πώς μοιάζει στην αντίθετη περίπτωση. Παράδειγμα:
ΔΙΑΦΑΝΕΙΑ
Εργαζόμαστε ανοιχτά χρησιμοποιώντας έγγραφα κοινής χρήσης στα οποία έχουν πρόσβαση όλοι και συζητάμε σε ανοιχτά κανάλια όπου μπορούν να συμμετάσχουν όλοι.
Δεν είμαστε μυστικοπαθείς. Δε μιλάμε ο ένας πίσω από την πλάτη του άλλου και δεν εργαζόμαστε σε απομόνωση.
Κάντε το είτε συνεργατικά ως ομάδα είτε αναθέστε την καταγραφή των φράσεων σε κάθε συμμετέχοντα.
- Συγχαρητήρια, διατυπώσατε το σκοπό και την κουλτούρα σας!
Τώρα τυπώστε τα σε τεράστιες διαστάσεις και βεβαιωθείτε ότι θα είναι ορατά στο χώρο εργασίας της ομάδας σας.
Επαναλάβετέ το ένα μήνα αργότερα. Πρέπει να είναι ένα ζωντανό έγγραφο που να αλλάζει παράλληλα με την ομάδα σας.
Σημειώσεις για το συντονιστή: Ακόμη και αν είστε ομάδα εξ αποστάσεως θα πρέπει να φροντίσετε να είναι ορατός ο σκοπός και η κουλτούρα της. Υλοποιήστε την άσκηση με όποιον τρόπο βολεύει τον τρόπο εργασίας σας.
