Σημείο εκκίνησης προγράμματος

1. Συγκεντρώστε όλη την ομάδα του προγράμματος. Κάντε ένα σύντομο check in για να βεβαιωθείτε ότι είναι όλοι σωματικά και νοητικά παρόντες.
2. Εξηγήστε ότι πρόκειται για μια σύντομη ημερίδα με σκοπό να δημιουργήσει μια ξεκάθαρη εικόνα και κατεύθυνση για το πρόγραμμα που έπεται. Θα είναι γρήγορη και επικεντρωμένη. Η ομάδα θα συζητήσει εννέα ερωτήματα, θα σημειώσει τις απαντήσεις στην οθόνη και μετά θα τις μεταφέρει σε ψηφιακό έγγραφο για κοινοποίηση.
3. Δημιουργήστε επίσης ένα Χώρο Παρκαρίσματος στον ασπροπίνακα. Εξηγήστε ότι θα βοηθήσει στην επικέντρωση. Θα «παρκάρουμε» ζητήματα ή ερωτήσεις που δε συμβάλουν άμεσα στο θέμα. Αυτά μπορούν να συζητηθούν ή να απαντηθούν μετά τη συνεδρία.
4. Συμφωνήστε ως ομάδα πόση ώρα θα αφιερώσετε σε αυτό. Χωρίστε ισότιμα αυτό το χρόνο ανάμεσα στα 9 ερωτήματα: π.χ. αν έχετε 90 λεπτά, μπορείτε να αφιερώσετε 10 λεπτά ανά ερώτημα.

Σημείωση για τον συντονιστή: Ως συντονιστής δουλειά σας είναι να διατηρείτε τη συζήτηση επικεντρωμένη στο στόχο. Μπορείτε επίσης να κρατάτε πρακτικά και να προσέχετε το χρόνο. Μπορείτε επίσης να αναθέσετε αυτούς τους ρόλους σε άλλους στην ομάδα.

1. Γράψτε τις παρακάτω ερωτήσεις. Αφιερώστε στην καθεμιά με τη σειρά της το χρόνο που της αναλογεί.

• Σκοπός: Ποιος είναι ο γενικός σκοπός του προγράμματος; (διατυπώστε τον σε μία πρόταση)
• Επιθυμητό αποτέλεσμα: Ποια συγκεκριμένα αποτελέσματα μπορούν να επιτευχθούν ως το τέλος του προγράμματος; (Στόχος είναι οι 2-4 κουκίδες).
• Ομάδα στόχος & αξία: Σε ποιους απευθύνεται το πρόγραμμα; Ποιες αξίες προσφέρει σε αυτούς; (Στόχος είναι οι 3 ή λιγότερες κουκίδες)
• Ρόλοι: Ποιος συμμετέχει και για τι είναι υπεύθυνος; Παρακάτω προτείνονται μερικοί ρόλοι:
  • Αρχηγός – ο επικεφαλής ή ιδιοκτήτης του προγράμματος
  • Βοηθός – βασική στήριξη του αρχηγού σε καθημερινή βάση
  • Πυρήνας – η βασική ομάδα ανθρώπων που εργάζονται στο έργο
  • Σύμβουλοι – άνθρωποι στους οποίους μπορεί να απευθυνθεί η βασική ομάδα για πληροφορίες
  • Απόφαση – ο αρχηγός ή ο διευθυντής που έχει την ευθύνη έγκρισης του προγράμματος
• Σταθμοί & προϋπολογισμός: Τι πρέπει να γίνει και μέχρι πότε; Πόσα χρήματα έχετε στη διάθεσή σας; (χωρισμένα σε κουκίδες)
• Πώς: Πώς θα συνεργαστεί η ομάδα, πώς θα επικοινωνείτε, πώς θα χωρίσετε τις δουλειές, πώς θα προσεγγίσετε τη λήψη αποφάσεων, κλπ. (προσπαθήστε να ορίσετε σχεδόν 5 οδηγίες με σύντομες περιγραφές για το καθένα)
• Κριτήρια επιτυχίας/ αποτυχίας: Πώς είναι η επιτυχία; Πώς είναι η αποτυχία; (στόχος οι 4-5 κουκίδες για το καθένα)
• Διασυνδέσεις: Ποια προγράμματα συνδέονται με αυτό; Υπάρχουν άλλα έγγραφα ή πηγές δεδομένων που πρέπει να ληφθούν υπόψη; (καταγράψτε τις συνδέσεις με υπερσυνδέσμους για τα βασικά έγγραφα)

6. Αφού απαντηθεί και καταγραφεί κάθε ερώτημα, αποφασίστε ποιος θα αναλάβει την ευθύνη να συμπεριλάβει όλα αυτά σε ένα ψηφιακό κείμενο το οποίο θα μοιραστεί σε όλη την ομάδα. Πριν τη λήξη της συνεδρίας δώστε στον αρχηγό του προγράμματος τη δυνατότητα να ξεκαθαρίσει σημεία που χρειάζονται αποσαφήνιση.
7. Ολοκληρώστε με ένα check out, ρωτώντας κάθε συμμετέχοντα ποια είναι η επόμενη ενέργειά του σχετικά με το πρόγραμμα.