Note e voto a distanza

1. Crea una lavagna online e invita i partecipanti a partecipare. L’uso di una lavagna con un timer incorporato e strumenti di votazione a punti è raccomandato ma non indispensabile.
2. Designare un decisore allo scopo di rompere i legami e avere l’ultima parola sulle decisioni. La natura democratica di questo esercizio spesso significa che il consenso viene raggiunto, ma è utile avere qualcuno con l’ultima parola per garantire che le cose continuino a muoversi. In questa fase, si potrebbe anche voler creare una parte della lavagna online per gli individui che lavorano separatamente dallo spazio principale. Pensatelo come uno spazio di lavoro personale, simile al lavoro sulla vostra scrivania in un workshop dal vivo prima di aggiungere note alla lavagna condivisa. Questo può essere particolarmente efficace per aiutare i partecipanti a concentrarsi sui propri suggerimenti, piuttosto che impantanarsi a guardare ciò che gli altri stanno scrivendo.
3. Impostare una lavagna online e scrivere una domanda sulla lavagna. Per questo esempio, ci avvicineremo alla risoluzione dei problemi, quindi la nostra domanda potrebbe essere “Cosa ci trattiene come azienda? Puoi usare questa nota remota e il voto in qualsiasi scenario in cui vuoi che un gruppo tiri fuori le idee e si allinei su una particolare direzione – potresti chiedere alle persone quali sono i loro obiettivi a lungo termine per il team o il loro set di funzionalità ideale per un’app. Dipende da voi e dai bisogni del vostro workshop!
4. Invita i partecipanti a scrivere il maggior numero possibile di risposte alla tua domanda su post-it virtuali in cinque minuti.
   • Se possibile, date a ogni partecipante un post-it di colore diverso, in modo da poterlo rintracciare facilmente.
   • Raccomandiamo che ogni persona crei i suoi post-it nel suo spazio di lavoro separato senza guardare i suggerimenti degli altri in questa fase.
   • Usa un timer – strumenti integrati come il timer di Mural sono efficaci nel dare un feedback visivo per tutti e un segnale acustico quando il tempo è finito.
5. Una volta che tutti hanno creato i loro post-it, invitateli uno per uno ad aggiungerli alla lavagna principale e date una breve dichiarazione sul perché hanno scritto ogni post-it. Come facilitatore, giudicate se particolari affermazioni richiedono un contesto aggiuntivo. È fondamentale che tutti i suggerimenti siano chiari per il passo successivo.
   • Se il tuo gruppo ha familiarità con questa tecnica, invitali a raggruppare i loro post-it mentre li aggiungono alla lavagna. Questo può aiutare a risparmiare tempo in seguito.
6. Se il gruppo non ha ancora raggruppato i post-it, fatelo ora. Qui, vorrete raggruppare le idee duplicate insieme e raggruppare i post-it simili e correlati uno vicino all’altro in modo che sia facile esaminare e avere un senso di tutte le idee.
7. Poi, si vota a punti. Date ad ogni partecipante 5 punti per votare le loro idee o soluzioni preferite, o se si vota sui problemi, qual è il problema più grande, tra quelli sulla lavagna. Date 2-3 minuti per questo. Se si usa una lavagna bianca con strumenti incorporati, usateli per assegnare i voti – è utile vedere chi deve ancora votare e dargli una spinta se ha poco tempo.
   • Se non avete strumenti di voto a punti incorporati, assegnate ai partecipanti forme di punti semplici per indicare i loro voti. Crea una serie di cinque e taglia e incolla per garantire la precisione.
8. Conta i voti e classifica le idee in base al numero di voti. Assicuratevi di controllare i voti sparsi su idee duplicate – vorrete assicurarvi che queste vengano contate insieme. Spostate i post-it virtuali con i voti a lato e classificateli dall’alto verso il basso.
   Se la vostra affermazione o domanda originale era progettata per generare idee piuttosto che risolvere problemi, congratulazioni, avete finito! Ora avete una lista prioritaria di idee su cui avete lavorato come squadra. Consigliamo di seguire questo metodo con una matrice di impatto/sforzo per giudicare quali idee portare avanti o iniziare ad assegnare i compiti.
   • Se la tua dichiarazione originale riguardava problemi organizzativi, abbiamo un passo finale per trasformare questi problemi in opportunità che puoi usare come base per l’azione.
9. In seguito, trasformeremo i problemi/sfide più votati in dichiarazioni “How Might We”.

Per esempio, se il problema fosse: “Otteniamo tutti i nostri clienti attraverso il passaparola” il Come potremmo essere: “Come possiamo trovare modi alternativi per trovare clienti?

Fallo come un facilitatore mentre dai alla tua squadra la possibilità di riflettere e contribuire se lo ritengono necessario.

La cosa importante qui è trasformare le sfide e i problemi in opportunità o domande che potete lavorare per risolvere. Una volta scritto, metti il “Come potremmo” accanto alla sfida in questione.

10. Successivamente, abbiamo un round finale di votazione: ogni persona mette un singolo voto sul “Come potremmo” su cui pensa che il gruppo dovrebbe lavorare. In caso di pareggio o indecisione, il decisore può prendere una decisione esecutiva su quale Come Potremmo il gruppo andrà avanti. Ora che avete un singolo How Might We che avete votato insieme, il prossimo passo è quello di affrontare la soluzione di questa sfida e capire come sfruttare questa opportunità. Ricordate che, come gruppo, avete deciso che questa è la sfida più grande la cui soluzione avrà il maggior impatto sull’organizzazione – una cosa fantastica!