Απομακρυσμένες σημειώσεις και ψήφοι

1. Δημιουργήστε ένα διαδικτυακό ασπροπίνακα και ζητήστε στους συμμετέχοντες να συνδεθούν. Καλύτερα να χρησιμοποιήσετε ασπροπίνακα με χρονομετρητή και με εργαλεία ψηφοφορίας με βούλες, αλλά δεν είναι και απαραίτητο.
2. Ορίστε ένα άτομο που θα λαμβάνει αποφάσεις για να σπάει την ισοψηφία και να έχει τον τελευταίο λόγο στις αποφάσεις. Η δημοκρατική φύση της άσκησης σημαίνει συχνά ότι καταλήγουμε σε ομοφωνία, αλλά καλό είναι να έχει κάποιος τον τελευταίο λόγο για να διασφαλιστεί ότι η άσκηση θα προχωρήσει. Σε αυτό το στάδιο μπορεί να θέλετε να δημιουργήσετε ένα τμήμα στον ασπροπίνακα όπου οι συμμετέχοντες θα μπορούν να δουλέψουν μεμονωμένα. Σκεφτείτε το ως προσωπικό χώρο εργασίας, κάτι όπως το να δουλεύετε στο γραφείο σας σε μια ζωντανή συνεδρία πριν προσθέσετε σημειώσεις στον κοινό ασπροπίνακα. Αυτό μπορεί να βοηθήσει ιδιαιτέρως τους συμμετέχοντες να επικεντρωθούν στις δικές τους προτάσεις, αντί να μπερδεύονται κοιτάζοντας τι γράφουν οι άλλοι.
3. Στήστε ένα διαδικτυακό ασπροπίνακα και γράψτε  πάνω του ένα ερώτημα. Στο συγκεκριμένο παράδειγμα θα προσεγγίσουμε την επίλυση προβλημάτων, οπότε η ερώτηση μπορεί να είναι «Τι μας αναχαιτίζει ως εταιρεία;» Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτή την άσκηση σε οποιοδήποτε σενάριο κατά το οποίο θέλετε να σας δώσει ιδέες μια ομάδα και να στραφεί προς μία συγκεκριμένη κατεύθυνση -μπορείτε να ρωτήσετε ποιοι είναι οι μακροχρόνιοι στόχοι της ομάδας ή ποιο είναι το ιδανικό περιβάλλον εργασίας της. Όλα εξαρτώνται από εσάς και τις ανάγκες της ημερίδας σας!
4. Ζητήστε στους συμμετέχοντες να γράψουν όσο το δυνατόν περισσότερες απαντήσεις σε post-it μέσα σε πέντε λεπτά.
   • Όπου είναι δυνατόν, δώστε σε κάθε συμμετέχοντα post-it διαφορετικού χρώματος για να τα ξεχωρίζετε εύκολα.
   • Σας προτείνουμε να αφήσετε κάθε συμμετέχοντα να ετοιμάσει τα post-it του σε ξεχωριστό χώρο χωρίς να κοιτάζει τις προτάσεις των άλλων σε αυτό το στάδιο.
   • Χρησιμοποιήστε χρονομετρητή -εργαλεία όπως ο χρονομετρητής του Mural είναι πολύ αποτελεσματικά στο να δίνουν οπτικές πληροφορίες σε όλους, ενώ επίσης σημαίνουν όταν τελειώνει ο χρόνος.
5. Αφού δημιουργήσουν όλοι τα post-it τους, ζητήστε τους να τα προσθέσουν ένας ένας στον κυρίως ασπροπίνακα και να πουν μια μικρή φράση για το γιατί έγραψαν κάθε post-it. Ως συντονιστής κρίνετε αν κάποιες διατυπώσεις απαιτούν επιπλέον εξηγήσεις. Είναι σημαντικό να είναι όλες οι προτάσεις ξεκάθαρες σε όλους για να περάσουμε στο επόμενο βήμα.
   • Αν η ομάδα σας γνωρίζει αυτή την τεχνική, ζητήστε της να ομαδοποιήσει τα post-it της την ώρα που τα προσθέτει στον πίνακα. Αυτό θα σας εξοικονομήσει χρόνο αργότερα.
6. Αν η ομάδα δεν έχει ομαδοποιήσει ακόμη τα post-it της, κάντε το τώρα. Σε αυτό το στάδιο θέλετε να ομαδοποιηθούν οι διπλές και οι παρόμοιες ιδέες και να μπουν τα παρόμοια post-it κοντά μεταξύ τους, ώστε να τα επιβλέπετε εύκολα και να έχετε μια γενική εικόνα των ιδεών.
7. Στη συνέχεια ψηφίζουμε με βούλες. Δώστε σε κάθε συμμετέχοντα πέντε βούλες για να ψηφίσει την αγαπημένη του ιδέα ή λύση, ή, αν ψηφίζετε προβλήματα, να ψηφίσει ποιο είναι το μεγαλύτερο πρόβλημα από αυτά που αναφέρονται στον πίνακα. Διαθέστε 2-3 λεπτά σε αυτό. Αν χρησιμοποιείτε ασπροπίνακα με ενσωματωμένα εργαλεία, χρησιμοποιήστε αυτά για την ψηφοφορία -είναι χρήσιμο για να παρακολουθείτε ποιος δεν έχει ψηφίσει ακόμα και για να τον πιέσετε αν τελειώνει ο χρόνος.
   • Αν δε διαθέτετε ενσωματωμένα εργαλεία ψηφοφορίας, δώστε στους συμμετέχοντες απλές βούλες για να υποδείξουν την ψήφο τους. Δημιουργήστε πέντε και κάνετε αποκοπή και επικόλληση για να διασφαλίσετε ότι θα είναι όμοιες.
8. Συγκεντρώστε τις ψήφους και ταξινομήστε τις ιδέες βάσει των ψήφων. Τσεκάρετε ψήφους που έχουν δοθεί σε διπλές ιδέες -πρέπει να τις υπολογίσετε όλες μαζί. Μετακινήστε τα ψηφιακά post-it με τις ψήφους στην άκρη και ταξινομήστε τα από πάνω μέχρι κάτω. Αν η αρχική φράση ή ερώτησή σας ήταν σχεδιασμένη για να παράγει ιδέες και όχι για να επιλύσει προβλήματα, συγχαρητήρια, τελειώσατε! Έχετε πλέον μια προτεραιοποιημένη λίστα ιδεών που δουλέψατε ως ομάδα. Σας προτείνουμε να ακολουθήσει ένας πίνακας αντίκτυπου/ προσπάθειας για να κρίνετε ποιες ιδές μπορούν να προχωρήσουν και για να ξεκινήσετε την ανάθεση καθηκόντων.
   • Αν η αρχική φράση σας αφορούσε προβλήματα της εταιρείας, υπάρχει ένα τελευταίο βήμα για να μετατρέψετε αυτά τα προβλήματα σε ευκαιρίες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ως βάση για τις ενέργειές σας.
9. Στη συνέχεια θα μετατρέψουμε τα προβλήματα/ προκλήσεις με τις περισσότερες ψήφους σε φράσεις τύπου «Πώς μπορούμε».

Για παράδειγμα αν το πρόβλημα ήταν «Αποκτούμε τους πελάτες μας μέσω συστάσεων» η φράση θα μπορούσε να είναι «Πώς μπορούμε να βρούμε εναλλακτικούς τρόπους εύρεσης πελατείας;»

Κάντε το εσείς ως συντονιστής, όση ώρα δίνετε στην ομάδα σας την ευκαιρία να σκεφτεί και να συμβάλει αν το θεωρεί απαραίτητο.

Το σημαντικό εδώ είναι να μετατρέψουμε τις προκλήσεις και τα προβλήματα σε ευκαιρίες ή σε ερωτήματα που στη συνέχεια μπορούμε να επιλύσουμε. Αφού τις γράψετε τοποθετήστε κάθε φράση δίπλα στην αντίστοιχη πρόκληση.

10. Στη συνέχεια υπάρχει ένας τελευταίος γύρος ψηφοφορίας: κάθε συμμετέχων βάζει μία ψήφο στη φράση που πιστεύει ότι πρέπει να δουλέψει η ομάδα. Σε περίπτωση ισοψηφίας ή αναποφασιστικότητας, ο υπεύθυνος λήψης αποφάσεων μπορεί να πάρει μια εκτελεστική απόφαση για τη λύση που θα ακολουθήσει η ομάδα. Τώρα που έχετε μόνο μία φράση «Πώς μπορούμε», την οποία αποφασίσατε όλοι μαζί, το επόμενο βήμα είναι να προσεγγίσετε την επίλυση της εν λόγω πρόκλησης και να σκεφτείτε πώς μπορείτε να εκμεταλλευτείτε αυτή την ευκαιρία. Μην ξεχνάτε ότι αποφασίσατε ως ομάδα ότι αυτή είναι η σημαντικότερη πρόκληση, της οποίας η λύση θα έχει τον μεγαλύτερο αντίκτυπο στην εταιρεία. Ωραία πράγματα!