Notas e votação remotas

1. Crie um quadro online e convide os participantes a participar. Recomenda-se o uso de um quadro online com um temporizador incorporado e ferramentas de votação por pontos, mas não integral.
2. Designar um decisor com o propósito de romper laços e ter a palavra final nas decisões. A natureza democrática deste exercício significa muitas vezes que se chega a consenso, mas é útil ter alguém com a palavra final para garantir que as coisas continuem a andar. Nesta fase, também pode querer criar uma parte do quadro online para que os indivíduos possam trabalhar em separado do espaço principal. Pense nisso como um espaço de trabalho pessoal, semelhante a trabalhar na sua secretária num workshop ao vivo, antes de adicionar notas a um quadro branco partilhado. Isto pode ser especialmente eficaz para ajudar os participantes a concentrarem-se nas suas próprias sugestões, em vez de ficarem atolados a olhar para o que as outras pessoas estão a escrever.
3. Prepare um quadro online e escreva uma pergunta no quadro. Para este exemplo, vamos abordar a resolução de problemas, por isso a pergunta pode ser “O que nos está a atrasar como empresa?” Pode usar esta nota remota e votar em qualquer cenário em que queira que um grupo lance ideias e se alinhe numa determinada direção – pode perguntar às pessoas quais são seus objetivos de longo prazo para a equipa ou seu conjunto de recursos ideal para um aplicativo. Depende de si e das necessidades do seu workshop!
4. Convide os seus participantes a escrever o maior número possível de respostas à sua pergunta em post-its virtuais em cinco minutos.
   • Sempre que possível, dê a cada participante um post-it de cor diferente para que possa rastreá-los facilmente.
   • Recomendamos que cada pessoa crie os seus post-its no seu espaço de trabalho separado sem olhar para as sugestões dos outros nesta fase.
   • Use um temporizador – ferramentas embutidas como o temporizador Mural são eficazes para dar feedback visual para todos e um toque quando o tempo acabar.
5. Quando todos tiverem criado os seus post-its, convide-os um a um a adicioná-los ao quadro branco principal e faça uma breve declaração sobre o porquê de terem escrito cada post-it. Como facilitador, julgue se determinadas declarações requerem um contexto adicional. É vital que todas as sugestões sejam claras para todos para o próximo passo.
   • Se o seu grupo está familiarizado com esta técnica, convide-os a agrupar seus post-its enquanto os adiciona ao quadro. Isto pode ajudar a poupar tempo mais tarde.
6. Se o grupo ainda não tiver agrupado os post-its, faça-o agora. Aqui, vai querer agrupar ideias duplicadas e agrupar post-its semelhantes e relacionados próximos uns dos outros, para que seja fácil pesquisar e ter uma noção de todas as ideias.
7. A seguir, votamos por pontos. Dê a cada participante 5 pontos para votar nas suas ideias ou soluções favoritas, ou se votar em problemas, que é o maior problema, dos que estão no quadro. Dê 2-3 minutos para isso. Se usar um quadro branco com ferramentas embutidas use-as para alocar votos – é útil para ver quem ainda está para votar e dar-lhes um empurrão, se tiver pouco tempo.
   • Se não tiver ferramentas de votação por pontos embutidas, alocar formas simples de pontos para que os participantes indiquem seus votos. Crie um conjunto de cinco e corte e cole para garantir a precisão.
8. Contar os votos e classificar as ideias com base no número de votos. Certifique-se de verificar os votos espalhados pelas ideias duplicadas – vai querer garantir que elas sejam contadas juntas. Mova os post-its virtuais com os votos para o lado e classifique-os de cima para baixo.
   Se a sua declaração ou pergunta original foi concebida para gerar ideias em vez de resolver problemas, parabéns, está feito! Agora tem uma lista priorizada de ideias que trabalhou em equipa. Recomendamos que siga este método com uma matriz de impacto/efeito para julgar quais ideias devem avançar ou começar a alocar tarefas.
   • Se a sua declaração original era sobre problemas organizacionais, temos um passo final para transformar esses problemas em oportunidades que pode usar como base para a ação.
9. A seguir, vamos transformar os maiores problemas/desafios votados em declarações de “Como podemos nós”.

Por exemplo, se o problema fosse, “Nós fazemos com que todos os nossos clientes falem de boca em boca”, o Como Poderíamos Ser: “Como é que encontramos formas alternativas de encontrar clientes?”

Faça isso como um facilitador enquanto dá à sua equipa uma chance de refletir e contribuir se eles acharem necessário.

O importante aqui é transformar desafios e problemas em oportunidades ou perguntas que pode então trabalhar para resolver. Uma vez escrito, coloque o “Como podemos nós”. A seguir ao próximo desafio.

Em seguida, temos uma rodada final de votação: cada pessoa coloca uma única votação sobre o “Como podemos nós” que eles acham que o grupo deve trabalhar. Em caso de empate ou indecisão, o “decisor” pode tomar uma decisão executiva com base na qual o grupo irá avançar. Agora. que tem um único “Como podemos nós” que votaram juntos, o próximo passo é abordar a solução deste desafio e descobrir como aproveitar esta oportunidade. Lembrem-se que, como grupo, decidiram que este é o maior desafio cuja solução terá o maior impacto na organização – coisas fantásticas!