Ação, Debrief
Resolução de Conflitos, Priorização de grupos, Resolução de problemas, Análise de problemas
Criatividade / criar, Avaliação, Inovação
Até 60 min., 60-120 min
6-15 pessoas
Iniciante
Stretch
O problema com qualquer coisa que requer pensamento criativo é que é fácil se perder – perder o foco e cair na armadilha de ter discussões inúteis, abertas e desestruturadas. Esta é a solução mais eficaz que achamos que pode ajudar: Substituir todas as discussões abertas e não estruturadas por um processo claro.
Para que utilizar esta ferramenta/técnica: Qualquer coisa que exija um grupo de pessoas para tomar decisões, resolver problemas ou discutir desafios. É sempre bom enquadrar uma sessão de LDJ com um tópico amplo, aqui estão alguns exemplos:
Necessita selecionar alguém da equipa para assumir o papel de moderador. Os moderadores podem participar do processo, mas devem concentrar-se em garantir que nenhuma discussão seja interrompida e têm de manter o tempo.
O primeiro passo é simples: Todos na equipa se sentam à mesa e sem discussão passam 7 minutos a escrever todos os desafios, aborrecimentos, erros ou preocupações que aconteceram durante a semana. Estes podem ser qualquer coisa, desde “Não sinto que estamos a fazer progressos” até “Sinto que o projecto X está a receber mais atenção do que o meu projeto”. Realmente qualquer coisa que esteja nos incomodando. Quando os 7 minutos acabarem, cada pessoa terá um monte de post-its problemáticos à sua frente.
O moderador agora seleciona uma pessoa de cada vez para se levantar e para muito rapidamente explicar cada problema à medida que os cola à superfície. Ninguém mais na equipa está autorizado a falar aqui. O moderador não deve dar mais do que 4 minutos por pessoa. Uma vez que todos tenham falado e acrescentado os seus problemas (até incluímos pessoal/saúde/disposição), então todos no grupo partilharam os seus desafios.
O moderador dá a cada membro 2 votos. Todos devem agora votar sobre os desafios que consideram ser os mais pertinentes para resolver, sem discussão. Todos podem votar nos seus próprios post-its/problemas aqui e colocar os dois votos num único desafio, se ele se sentir suficientemente forte sobre ele. Uma vez que os 6 minutos tenham terminado, o moderador rapidamente agarra os problemas votados e organiza-os por prioridade. E quanto ao resto dos problemas que não foram votados? Será que se perdem? Mais informações sobre isso depois.
Agora, apenas focando nos problemas escolhidos e priorizados – o moderador vai reescrever cada um como um desafio padrão, isto ajudará a criar um conjunto de soluções e ser um pouco mais amplo no início.
Vamos olhar para um exemplo: O mais votado aqui diz: “Não faço ideia do que está a acontecer no “projecto x”. Porque muitas pessoas votaram nele, podemos ver que é claramente um problema que muitas pessoas estão a ter. Reformular o post-it no formato “How Might We” (HMW) permite-nos torná-lo solucionável e padronizar a forma como os desafios são escritos. O moderador deve reescrever rapidamente todos os problemas o mais rápido possível, certificando-se de que estes ainda sejam priorizados antes de seguir em frente.
Agora o problema do HMW votado no topo será usado para produzir soluções. Se houver dois problemas votados no topo, ou três apenas comece com o da esquerda primeiro. Não se preocupe com isso e não discuta!
Agora, a cada membro da equipa é dado em 7 minutos para escrever o máximo de maneiras possíveis para enfrentar o desafio de Como Podemos Desafiar, sem qualquer discussão. A remoção da discussão aqui também assegura uma variedade de soluções. É importante para o moderador dizer aos membros da equipa aqui que estamos visando a Quantidade sobre Qualidade – Mais tarde podemos curar.
As soluções não têm de ser escritas de nenhuma forma em particular – mas têm de ser compreensíveis para as pessoas que as leem. Não há uma apresentação individual de soluções, pois isso cria um preconceito em relação aos melhores apresentadores.
Uma vez que os 7 minutos acabaram – agora todos colam suas ideias na superfície (parede, quadro branco, o que quer que seja) o mais rápido possível, não é preciso ficar arrumado – basta colá-las em qualquer lugar – isso deve exigir apenas um minuto.
Lembras-te disto? Já foi feito antes, certo? O moderador agora dá a cada membro da equipa seis pontos para votar nas soluções que eles acham que melhor resolveriam o HMW. Como os membros vão precisar de ler cada post-it, é dado um pouco mais de tempo para este processo de votação.
A equipa agora tem 30 segundos para fazer uma lista de soluções prioritárias. Ignore qualquer coisa com menos de dois votos.
É claro que algumas soluções são mais populares que outras para testar, mas é importante saber quanto esforço é necessário para executar as soluções – por isso aqui usamos uma simples escala de esforço/impacto (E/I) para determinar quais soluções experimentar o mais rápido possível – quick wins, e quais devem ser adicionadas a uma lista de afazeres, ou seja como for que é armazenada no seu arquivo.
O moderador precisa ser muito proactivo neste passo, pois é o único que tem a tendência de abrir a discussão. O Moderador vai agora pegar cada solução uma a uma e adicioná-las à escala de esforço/impacto. O esforço, neste caso, é o esforço que nós, como equipa, pensamos que será necessário para implementar e impactar é o grau em que pensamos que resolveria o nosso problema.
O moderador precisa de o fazer: Apanhe a solução votada por cima, passe-a pelo centro da escala E/I e simplesmente peça “mais alto ou mais baixo” -Normalmente algumas pequenas discussões surgem aqui. O moderador tem que ser diligente em encontrar um consenso e parar quaisquer conversas que se estendam por 20 segundos. Uma vez que o esforço tenha sido determinado, o moderador usa o mesmo exercício para o impacto: “Mais alto ou mais baixo.”
Agora temos uma visão clara de quais soluções de alto impacto podem ser executadas e testadas muito rapidamente (no ponto verde no canto superior esquerdo), e quais soluções de alto impacto exigirão mais esforço (canto superior direito). O moderador deve agora marcar rapidamente todos os post-its no sweet-spot com um ponto contrastante para que possamos identificá-los mais tarde.
O moderador agora tira as soluções “Sweet Spot” da escala E/I e pede à pessoa que escreveu a solução que dê passos acionáveis para testar a solução. Quando dizemos acionável, realmente queremos dizer algo que poderia ser executado no prazo de 1-2 semanas. A regra geral pode ser um experimento de 1 semana, mas é claro que isso dependerá do que a solução implica.
Uma vez escritas todas estas soluções, sua equipa agora tem tarefas acionáveis que podem ser comprometidas (dependendo de como sua equipa lida com a gestão de tarefas).
As restantes soluções que requerem um elevado impacto devem ser adicionadas ao nosso atraso para que não sejam esquecidas. O que pode ver acontecer é que as ações do sweet spot realmente acabam resolvendo problemas de uma forma que as soluções de maior esforço podem se tornar obsoletas e pode mais tarde rasgá-las!
É isso aí! Em pouco tempo, sua equipa foi capaz de definir desafios importantes, produzir soluções e prioridades o que executar em quase tudo sem discussão! Usamos este princípio de cortar a discussão aberta em quase tudo o que fazemos, desde a conceção de novas funcionalidades do produto até ao planeamento de eventos ou à melhoria do nosso espaço de escritório. Como mencionado anteriormente: A resolução criativa de problemas é o cerne do design - isso dá-lhe o respeito que merece e diminui o desperdício, desmoralizante e indutor de fadiga da discussão.
As perspetivas e opiniões expressas nesta publicação são da inteira responsabilidade do(s) seu(s) autor(es), sem garantia de refletirem a perspetiva da Comissão Europeia.
