Mnohí facilitátori stretnutia začínajú aj končia tak, že účastníkom predstavia (resp. pripomenú) pravidlá, ktorými sa účastníci majú riadiť, aby tak zabezpečili bezproblémový a efektívny priebeh stretnutia, a aby boli všetci zainteresovaní spokojní. Inak to nie je ani pri online stretnutiach.
Vytvorte zoznam, ktorý jasne definuje pravidlá správania počas online stretnutí, a ešte v predstihu ho pošlite účastníkom spolu s pozvánkou na stretnutie.
Vyhraďte si pribl. päť minút na to, aby ste v úvode stretnutia s účastníkmi tento zoznam prešli, a, ak je to možné, „zaveste“ ho aj na virtuálnu tabuľu alebo nástroj, ktorý na online spoluprácu využívate. Použiť môžete napríklad aj priloženú infografiku k tejto metóde.
Vo vašom zozname pravidiel správania počas online stretnutia by nemali chýbať nasledovné veci:
- Ak práve nehovoríte, vypnite si mikrofón.
- Kameru majte zapnutú vždy, keď je to možné – je fajn navzájom sa vidieť. Pamätajte však aj na to, že ak máte pomalšie internetové pripojenie, vypnutie kamery môže zlepšiť kvalitu prenosu.
- Pripájajte sa vždy z tichej a dobre osvetlenej miestnosti (prostredia) – ostatní by vás mali vidieť aj počuť dobre a zreteľne.
- Vždy si pred stretnutím pozrite jeho program a pripájajte sa pripravení.
- Využívajte neverbálne spôsoby prihlásenia sa do diskusie. Môžete sa virtuálne prihlásiť, využiť ikonky alebo sa reálne prihlásiť tak, aby to bolo na videu vidieť.
- Pripájajte sa načas alebo v predstihu, aby ste mohli odstrániť prípadné problémy s audio alebo video zariadeniami ešte pred začatím stretnutia. Vyskúšajte si svoje audio zariadenia hneď po prihlásení, aby ste sa uistili, že vás je počuť.
- Zoznámte sa so softvérovými nástrojmi, ktoré budete používať. Oboznámte sa s funkciami a spôsobom práce s videokonferenčným softvérom, četom alebo s online tabuľou, aby ste ich počas stretnutia mohli efektívne využívať.
- Zapájajte sa. Počúvajte ostatných, komunikujte prostredníctvom četu a využívajte nástroje umožňujúce online spoluprácu. Získate len toľko, koľko do cvičenia vložíte!
- Zatvorte všetky nepotrebné karty prehliadača a odstráňte rozptyľujúce vplyvy. Na prácu počas stretnutia môžete využiť napr. Google Docs, Mural alebo iné aplikácie, ale asi nebudete potrebovať maž otvorený svoj Facebook!
- Ak je to možné, vypnite všetky zariadenia využívajúce internetové pripojenie, ktoré nepotrebujete, aby ste si zaistili čo najstabilnejší signál.
- Vždy, keď je to možné, používajte náhlavné sety alebo slúchadlá, aby ste minimalizovali echo a rušivé sumy z okolitého prostredia.
- Hovorte pomaly a zreteľne a pamätajte na čas – keď sa dá, buďte struční.
- Počas prezentácií alebo dlhších diskusií píšte svoje otázky alebo komentáre do četu, aby ste prezentujúcich neprerušovali. Facilitátor/ka vaše otázky uvidia a zodpovedajú vtedy, keď to bude vhodné.
- Snažte sa neopakovať otázky, ktoré sa už v čete objavili. Vždy si prečítajte, čo už napísali iní, a v prípade, že sa chcete opýtať na to isté, dajte už položenej otázke „Like“, alebo jej dajte hlas a posuňte ju v rebríčku otázok vyššie.
- Usmievajte sa a prikyvujte. Dajte hovoriacim najavo, že ich počúvate.
Uvedený zoznam nie je v žiadnom ohľade vyčerpávajúci. Práve naopak – odporúčame, aby ste si ho doplnili o vlastné pravidlá a prispôsobili ste ho potrebám vlastného tímu či organizácie.
